Внутрішнє розслідування у компанії: ключові принципи, юридичні ризики та користь для бізнесу
Сучасний бізнес не існує у вакуумі. На компанії сьогодні тиснуть не лише ринки, а й регулятори, партнери, інвестори та суспільство загалом. Репутація стала активом, порівнянним із прибутком чи капіталом, її втрата здатна зруйнувати роками побудований бізнес. Саме тому внутрішні розслідування перетворились на критично важливий інструмент не лише з точки зору юридичної відповідальності, а й для підтримання культури довіри та сталого розвитку.
Поняття внутрішнього розслідування визначається як процедура збору, аналізу та оцінки інформації щодо потенційного порушення внутрішніх політик, трудового законодавства чи кримінального права, що відбувається у межах компанії. Головна мета з’ясувати істину та створити доказову базу для прийняття рішень: від дисциплінарного стягнення до змін у внутрішніх процедурах.
Часто саме розслідування дозволяє бізнесу не просто “закрити очі” на проблему, а побачити її глибше:
- Де слабкі місця у контролі?
- Чи є системні ризики у процесах?
- Які прогалини у політиках чи процедурах дозволили ситуації статися?
Як зазначає юристка з корпоративного права, Олена Самойленко:
“Внутрішнє розслідування це спосіб показати не суворість, а відповідальність компанії перед своїми людьми й партнерами. Неупередженість тут ключова запорука довіри”.
Сигналом для старту розслідування може бути все від анонімного звернення до результатів аудиту чи щорічної перевірки. Часто все починається із повідомлення керівника чи комплаєнс-менеджера, а іноді із аналізу внутрішніх метрик.
Після цього компанія формує робочу групу: до неї входять юристи, фахівці з комплаєнсу, HR, служба безпеки, іноді фінансисти чи IT-експерти. Якщо відсутній профільний підрозділ, залучають зовнішніх консультантів.
Кожен крок від прийняття рішення до аналізу даних фіксується у службових записках, протоколах, офіційних звітах. Це не бюрократія, а юридично значуща доказова база, що дозволяє в подальшому аргументувати кожен висновок.
Першочерговим завданням є збір доказів: аналіз документів, електронної переписки, опитування учасників, технічних журналів, аудиторських звітів. Команда проводить інтерв’ю зі свідками, аналізує внутрішні політики й минулі інциденти.
Конфіденційність і неупередженість не порожні слова. Кожен залучений попереджений про нерозголошення даних, а респонденти мають право повідомити про тиск чи спроби залякування.
“Конфіденційність у розслідуванні це не просто етична вимога, а й захист від майбутніх юридичних ризиків. Жодна інформація не повинна використовуватись для переслідувань або шантажу”, – підкреслює адвокатка Наталія Марченко.
Працівник, щодо якого проводиться перевірка, має право надати свою пояснювальну записку його позиція враховується на рівні з іншими доказами. Саме принцип змагальності й рівність сторін (як у судовому процесі) формує довіру до розслідування.
Актуально
Всі дії команди ретельно документуються. Завершальний звіт містить:
- перелік встановлених фактів;
- аналіз шкоди чи ризиків;
- витяги з опитувань та письмові пояснення;
- оцінку дій з точки зору чинного законодавства та політик компанії;
- головне висновки щодо причин і обставин порушення.
Звіт передають комісії для прийняття рішення. Вона визначає міру відповідальності, враховуючи тяжкість порушення, попередню поведінку працівника, ступінь завданої шкоди.
Рішення фіксується окремим протоколом, HR- і юридичний департаменти оформлюють супровідні документи для архіву. Створюється план коригувальних дій: це може бути оновлення політик, інструкцій, тренінг для персоналу чи посилення внутрішнього контролю.
Серед десятків вимог до процедури особливо важливо підкреслити принцип “не нашкодь”.
Юридична практика показує: поспішні рішення, зроблені “в пилу полювання”, можуть призвести до втрати цінних фахівців, розголошення конфіденційних даних, репутаційних втрат і судових позовів.
Ідеальна структура процедури базується на:
- етичних цілях (не карати, а розуміти і змінювати);
- обґрунтованих підставах (ініціювати розслідування тільки за наявності реальних ризиків);
- розподілі ролей (уникати дублювання, забезпечувати прозорість);
- чітких протоколах дій (кожен крок фіксується);
- адекватному використанні результатів (орієнтація на захист інтересів компанії).
Уявімо ситуацію: керівник повідомив про регулярну фальсифікацію звітів співробітником, який “підганяв” показники KPI. Розслідування показує проблема не лише в дії працівника, а й у нечітко прописаних індикаторах ефективності.
Рішення не звільнення, а роз’яснювальна робота і перегляд KPI, проведення тренінгу з етики для команди. Таким чином компанія не лише вирішує конкретний інцидент, а й зміцнює систему й культуру всередині.
Якщо кейс складний йдеться про великі збитки, конфлікт інтересів або загрозу кримінального провадження розумно залучити зовнішню юридичну фірму. Професіонали з досвідом у внутрішніх розслідуваннях не тільки допоможуть провести процедуру за стандартами due diligence, а й підготують захист у разі судових спорів.
“Головна помилка компаній недооцінка правових наслідків. Лише комплексний, документований підхід гарантує захист інтересів бізнесу”, – пояснює юристка з трудового права Ірина Лавренюк.
Внутрішнє розслідування це не каральний меч, а інструмент зростання. Воно дає змогу чесно поглянути на власні вразливості, зміцнити систему й захистити інтереси бізнесу й працівників.
Компанія, яка вміє визнавати помилки, реагувати на них і вчитися отримує головне: довіру. А саме вона стає базою для стійкого розвитку, навіть у часи кризи та невизначеності.
About the Author
